Conservazione elettronica: profili generali

Stefano Setti | 05/03/2018

Fatturazione elettronica e conservazione elettronica sono concetti distinti ma strettamente complementari. La prima attiene alle modalità di emissione e trasmissione della fattura previste dall’art. 21 del D.P.R. 633/1972, mentre la seconda, qui in esame, è relativa alla facoltà per le imprese di archiviare la documentazione contabile, fiscale e amministrativa su supporti magnetici (cd, hard disk, ecc.). Mentre la fatturazione elettronica non può prescindere dalla conservazione elettronica, quest’ultima ha un ambito di applicazione ben più ampio, in quanto riguarda sia i documenti (non solamente le fatture, ma potenzialmente tutti i documenti di impresa) che nascono in formato elettronico, sia i documenti cartacei per i quali il contribuente decide di avvalersi di una modalità elettronica di conservazione, sostitutiva della carta.

La conservazione elettronica è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Più nel dettaglio, la conservazione elettronica equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici, permettendo alle aziende e all’Amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Infatti, mediante la firma digitale viene data la paternità e viene reso immodificabile un documento informatico; inoltre, la marca temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

A decorrere dal 27 giugno 2014 la conservazione sostitutiva dei documenti informatici è disciplinata dal D.M. 17 giugno 2014 che ha abrogato, sostituendolo, il D.M. 23 gennaio 2004 (che tornava applicabile fino al 26 giugno 2014). Ai fini tributari la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici avvengono nel rispetto delle specifiche disposizioni in materia (art. 71 del D.Lgs. 82/2005 e art. 21, comma 3, D.P.R. 633/1972).

Definizione di documenti informatici ai fini tributari

Così come disciplinato dal comma 2 dell’art. 2 del D.M. 17 giugno 2014, i documenti informatici ai fini tributari:

hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità;
utilizzano specifici formati, ovvero quelli scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione.

Conservazione dei documenti informatici (c.d. conservazione sostitutiva)

L’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 stabilisce che la procedura di conservazione dei documenti informatici:

deve rispettare le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità;
deve consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste;
termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione;
è effettuata entro il termine di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Si tenga, inoltre, presente che:

i contribuenti devono comunicare di effettuare la conservazione elettronica dei documenti fiscali nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento (non è più obbligatorio comunicare l’impronta dell’archivio informatico alle Agenzie fiscali);
in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente, ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato nella dichiarazione di inizio attività. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti delle competenti Agenzie fiscali.

Dematerializzazione di documenti e scritture analogiche rilevanti ai fini tributari

Il comma 1 dell’art. 4 del citato D.M. 17 giugno 2014 stabilisce che ai fini tributari la generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici:

avviene in base alla regola che le suddette copie hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta;
termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale, ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

Attenzione: il comma 2 dell’art. 4 del D.M. 17 giugno 2014 stabilisce che ai fini fiscali la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici è autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Distruzione dei documenti cartacei ovvero analogici

Solo dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva risulta possibile procedere con la distruzione dei documenti analogici di cui è obbligatoria la conservazione.

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