L’aggiornamento digitale costante dei collaboratori dello studio professionale è una sfida e un’opportunità che non può essere trascurata. In un contesto normativo sempre più complesso e dinamico, in cui la digitalizzazione non è più una scelta, gli studi professionali devono adeguare le proprie competenze e conoscenze per offrire ai propri clienti un servizio di qualità, efficiente e sicuro. Analizziamo i principali ambiti in cui è opportuno intervenire, le metodologie e gli strumenti per procedere in maniera costante, nonché i benefici e i vantaggi che ne derivano.

Indice

1. Valutare le basic skills
2. Ambiti di aggiornamento digitale
3. Strumenti per l’aggiornamento digitale
4. Conclusioni

1. Valutare le basic skills

Spesso si commette l’errore di avviare la formazione focalizzandosi sull’apprendimento di uno specifico strumento digitale come ad esempio il software gestionale. Si dimentica così che la digitalizzazione rappresenta un nuovo approccio alle attività lavorative indipendentemente dal singolo strumento, e che per garantire il successo dei nuovi programmi formativi digitali è essenziale coinvolgere tutti senza lasciare nessuno indietro, evitando di dare nulla per scontato.

Le competenze di base

Valutare le competenze di base risulta quindi una fase preliminare di rilevanza cruciale. Questa fase mira a individuare le lacune tra le competenze attuali e quelle richieste dal contesto lavorativo, nonché a misurare le esigenze e le aspettative dei collaboratori e dei clienti. Inoltre, aiuta a valutare le risorse necessarie e disponibili per la formazione.

In sostanza non è possibile tralasciare aspetti basilari che potrebbero portare a un agire inconsapevole nell’ambito tecnologico in cui gli strumenti digitali vengono impiegati. Ecco di seguito alcuni esempi per comprendere l’importanza di alcune semplici competenze di base spesso ancora trascurate.

Definizione dei nomi dei file

Il modo in cui nominiamo i file e le conseguenze che ciò può avere sulla successiva efficienza operativa sono aspetti cruciali.

Un file con un nome non corretto comporta tempi di ricerca significativamente più lunghi, che nel corso dell’anno possono tradursi in molte ore sprecate. L’uso di nomi inadeguati può persino portare alla duplicazione inutile del documento, con conseguenze ancor peggiori.

Modalità di stesura di un messaggio e-mail

Spesso, seguire poche semplici regole nella scrittura dell’oggetto di una e-mail potrebbe migliorare notevolmente la comprensione e la gestione dei contenuti da parte delle persone e dei sistemi automatizzati (bot).

Adottare un approccio strutturato nel corpo del messaggio, diverso da quello di una circolare (ad esempio, introdurre subito il tema, essere concisi, segnalare gli allegati, richiedere una conferma di ricezione indipendentemente dalle impostazioni di invio, ecc.), può avere un impatto significativo sull’efficacia della comunicazione.

Comprensione delle proprietà dei file

Conoscere le proprietà dei file, come l’estensione, la dimensione e la modalità sola lettura, è fondamentale per comprendere le possibilità e i limiti operativi. Questa consapevolezza può influenzare la gestione dei file e le decisioni su come utilizzarli al meglio.

Tutto ciò per sottolineare l’importanza di avviare un programma di alfabetizzazione digitale generale quale base essenziale per qualsiasi ulteriore iniziativa di apprendimento specifica, sia essa relativa a un software o a un’applicazione utilizzata nello studio.

2. Ambiti di aggiornamento digitale

Gli ambiti in cui è necessario l’aggiornamento digitale dei collaboratori possono variare a seconda delle specifiche attività in cui lo studio è specializzato. Ad esempio, se uno studio si occupa frequentemente di cessioni di quote di società a responsabilità limitata, sarà cruciale focalizzare la formazione sui dispositivi e le proprietà delle firme elettroniche, sui formati dei file, sulla validazione temporale e sulla corretta conservazione dei documenti digitali. Alcuni ambiti di interesse generale sono i seguenti.

Gestione documentale

Per gestione documentale si intende il processo inerente la creazione, l’organizzazione, l’archiviazione, la consultazione, la modifica e la condivisione dei documenti relativi all’attività dello studio professionale, come ad esempio contratti, bilanci, dichiarazioni fiscali, pratiche amministrative.

L’aggiornamento digitale dei collaboratori è essenziale per saper usare le soluzioni digitali che consentono di semplificare e velocizzare la gestione documentale, di ridurre gli spazi fisici e i costi di stampa, di migliorare l’accessibilità e la fruibilità dei documenti, di assicurare la conformità alle normative sulla privacy e sulla conservazione.

Comunicazione con i clienti

La comunicazione con i clienti rappresenta un aspetto strategico per lo studio professionale, che attraverso vari canali digitali deve essere in grado di fornire ai propri clienti informazioni chiare, tempestive e aggiornate sui servizi offerti, sullo stato delle pratiche, sugli adempimenti fiscali e contabili.

In questo ambito lo scopo dell’aggiornamento è saper utilizzare gli strumenti e i canali digitali che facilitano la comunicazione con i clienti, come ad esempio le email, i messaggi istantanei, le videochiamate, i portali web, le app.

Questi strumenti permettono di aumentare la trasparenza e la fiducia dei clienti, di rispondere alle loro domande e richieste in modo rapido ed efficace, di offrire loro una maggiore comodità e flessibilità.

Sicurezza dei dati

La protezione dei dati sensibili da eventuali minacce informatiche, come ad esempio virus, malware, hacker, phishing, ecc., richiede un costante aggiornamento delle competenze. È vitale conoscere le buone pratiche sulla sicurezza dei dati, per usare adeguatamente le misure di protezione disponibili, come ad esempio antivirus, firewall, backup, crittografia, autenticazione.

Queste competenze non solo salvaguardano la riservatezza e l’integrità dei dati, ma evitano anche potenziali sanzioni e danni reputazionali allo studio.

Smart working

La pratica del lavoro flessibile che permette ai collaboratori di svolgere le loro attività da remoto, senza restrizioni di orario o luogo, sta diventando sempre più diffusa. In questo contesto, l’aggiornamento digitale dei collaboratori è cruciale per bilanciare l’alto livello di produttività e qualità del lavoro con le esigenze della vita privata.

3. Strumenti per l’aggiornamento digitale

Una soluzione per l’aggiornamento digitale dei collaboratori di studio può dirsi efficace quando ne consente la fruizione in qualsiasi luogo, momento o modalità.

Infatti, dopo aver condiviso con i collaboratori una fase iniziale in presenza collettiva finalizzata alla presentazione delle soluzioni e dei programmi formativi adottati, il tutto deve poter continuare per obiettivi da raggiungere a cura di ciascun collaboratore secondo modalità definite autonomamente.

Formazione on-demand

È ormai impraticabile, e probabilmente inopportuno, cercare spazi comuni nelle agende di tutti gli interessati in quanto le tradizionali riunioni possono agevolmente essere sostituite da azioni formative individuali on-demand.

L’impiego del cloud e delle piattaforme web dedicate consente la condivisione agevole di oggetti digitali come presentazioni, video e audio, adattandosi facilmente alle diverse modalità e necessità di fruizione di ciascun collaboratore.

Le Learning Experience Platform (LXP)

Lo studio può selezionare lo strumento più idoneo in base alle proprie dimensioni considerando quindi il numero di utenti e la varietà degli ambiti formativi da coprire.

Nel caso di strutture medio grandi si può utilizzare una Learning Experience Platform (LXP) attraverso la quale è possibile gestire la formazione in maniera pratica e funzionale, sfruttando appieno le molteplici modalità di apprendimento che le più moderne tecnologie mettono a disposizione.

Lo studio può monitorare le attività svolte da singoli o gruppi di collaboratori attraverso sistemi di rilevazione delle attività di fruizione dei contenuti proponendo eventuali test di verifica.

Grazie alle LXP lo studio può anche acquisire per i propri collaboratori contenuti formativi prodotti da esperti esterni all’organizzazione di studio.

L’intranet di studio

Nei casi più comuni di piccoli studi professionali la condivisione e fruizione di materiale formativo anche autoprodotto può essere gestita tramite semplici intranet di studio.

Applicazioni come Microsoft Share Point e Google Sites richiedono sempre meno competenze tecniche per la realizzazione di pagine web ad accesso riservato in cui collocare le risorse da condividere tra i collaboratori.

Intelligenza Artificiale e nuove teconologie

Con il supporto dell’Intelligenza Artificiale, il materiale formativo in formato testuale può essere convertito automaticamente in formati più facilmente fruibili, potenziando l’interazione del collaboratore con i contenuti.

Ad esempio, tramite il servizio fornito da synthesia.io è possibile convertire un testo in un video con voci AI dal suono naturale in oltre 120 lingue e con oltre 140 avatar AI.

Nella rete sono disponibili anche molti servizi per la conversione di testi in audio formato mp3 per poter creare degli episodi audio da caricare online (podcast).

4. Conclusioni

Quanto sopra ci fa comprendere che l’impegno richiesto è sicuramente significativo, ma la rilevanza strategica dell’apprendimento permanente oggi ci invita a non considerare più la formazione come tempo non dedicato al lavoro e a sfruttare le numerose opportunità messe a disposizione dalla digitalizzazione.

Flessibilità temporale e geografica, risparmio di costi, rapidità degli aggiornamenti, tracciamento e valutazione delle attività, personalizzazione dei contenuti, apprendimento a ritmo individuale, maggiore coinvolgimento e motivazione, riduzione del tempo di inattività del collaboratore, agevole acquisizione di risorse da esperti esterni … and more!