Decreto Fiscale: tracciabilità essenziale per le spese di trasferta e di rappresentanza

Il D.L. n. 84/2025 è intervenuto nuovamente sulla disciplina fiscale delle spese di trasferta, già rettificata in precedenza dalla legge di Bilancio 2025, modificando e, talora, estendendo l’obbligo di pagamento con mezzi tracciabili quale condizione essenziale per poter beneficiare della deduzione del costo sostenuto o dall’esclusione dal reddito dei rimborsi ottenuti.

Le nuove norme concorrono anche a sanare precedenti incoerenze legislative e vanno ad impattare sia sui redditi di lavoro dipendente che sui redditi di lavoro autonomo e di impresa, subordinando i vantaggi fiscali correlati alle spese di vitto, alloggio e viaggio sostenute in Italia all’utilizzo di strumenti di pagamento diversi dal contante.

Di seguito l’analisi delle modifiche introdotte al Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) ad opera del già citato D.L. 17 giugno 2025, n. 84, cd. “decreto fiscale”.

Indice

1. Le novità per i lavoratori dipendenti
2. Le novità per i lavoratori autonomi
3. Le novità per le imprese

1. Le novità per i lavoratori dipendenti

Il “decreto fiscale” ha introdotto una modifica sostanziale all’art. 51, comma 5, del TUIR, che disciplina il trattamento delle indennità di trasferta e dei rimborsi spese per i lavoratori dipendenti. La Relazione Illustrativa al decreto chiarisce che l’intento della modifica normativa è quello di limitare l’ambito di applicazione del requisito della tracciabilità, introdotto in precedenza dalla legge di Bilancio 2025, alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato, semplificando così la gestione delle trasferte estere.

Attenzione – La norma, così come novellata, stabilisce che i rimborsi analitici delle spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (come taxi e NCC) non concorrono a formare il reddito del dipendente a una precisa condizione: che le spese, se sostenute in Italia, siano state saldate tramite mezzi di pagamento tracciabili.

I sistemi ammessi, come specificato, sono il versamento bancario o postale ovvero altri strumenti previsti dall’art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997 (ad esempio, carte di credito, di debito e prepagate).

Qualora questa condizione non venga rispettata e la spesa sia sostenuta in contanti, il rimborso erogato dal datore di lavoro, anche se analiticamente documentato, concorrerà interamente a formare il reddito imponibile del lavoratore, venendo trattato alla stregua di un fringe benefit.

Osserva – Per le spese sostenute all’estero, invece, non vige alcun obbligo di tracciabilità e il relativo rimborso analitico rimane escluso da tassazione a prescindere dalla modalità di pagamento.

La disposizione, secondo quanto previsto dall’art. 1, comma 3, del decreto, si applica alle spese sostenute a partire dal periodo d’imposta in corso alla data di entrata in vigore del decreto (esercizio 2025, per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare).

2. Le novità per i lavoratori autonomi

Per i lavoratori autonomi, l’intervento del decreto ha una duplice valenza.

Da un lato, sana un’evidente incongruenza normativa emersa con la legge di Bilancio 2025, che aveva introdotto obblighi di tracciabilità su una versione dell’art. 54 del TUIR già superata dalla riforma organica del D.Lgs. n. 192/2024. Il “decreto fiscale”, abrogando il comma 6-ter dell’art. 54 TUIR, riscrive le regole in modo coerente. Dall’altro lato, estende l’obbligo di tracciabilità a nuove fattispecie.

Rimborsi spese analitici (art. 54, co. 2-bis, TUIR)

Viene introdotto il nuovo comma 2-bis all’art. 54 del TUIR. In deroga al principio generale per cui i rimborsi spese analitici non concorrono a formare il reddito del professionista, si stabilisce ora che i rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (taxi/NCC), se sostenute nel territorio dello Stato, concorrono alla formazione del reddito qualora i relativi pagamenti non siano stati eseguiti con strumenti tracciabili.

In pratica, l’irrilevanza fiscale del rimborso è direttamente subordinata alla tracciabilità della spesa sottostante.

Deducibilità delle spese non rimborsate, dirette e di rappresentanza

Il vincolo della tracciabilità viene esteso anche ad altre situazioni, con l’obiettivo di allineare progressivamente la disciplina del lavoro autonomo a quella d’impresa.

• Spese non rimborsate (art. 54-ter TUIR) – La deducibilità delle medesime spese (vitto, alloggio, ecc.) nei casi di mancato rimborso da parte del committente (ad esempio, per insolvenza o prescrizione) è ora subordinata al pagamento tracciabile, sempre limitatamente a quelle sostenute in Italia.
• Spese di rappresentanza (art. 54-septies TUIR) – Per essere deducibili (nel limite dell’1% dei compensi percepiti), le spese di rappresentanza devono essere sostenute con mezzi tracciabili. L’obbligo, in questo caso, si applica a prescindere dal luogo in cui sono sostenute (Italia o estero).
• Spese dirette (art. 54-septies TUIR) – L’obbligo di tracciabilità è introdotto anche per la deducibilità delle spese di vitto, alloggio e viaggio sostenute nel territorio dello Stato direttamente dal professionista, incluse quelle per incarichi conferiti ad altri autonomi o per rimborsi ai propri dipendenti.

Osserva – Le disposizioni sui rimborsi e sulle spese non rimborsate decorrono dall’esercizio 2025. Quelle sulle spese di rappresentanza e sulle spese dirette si applicano invece a partire dalla data di entrata in vigore del decreto (18 giugno 2025). Tutte le modifiche hanno efficacia anche ai fini IRAP.

3. Le novità per le imprese

Anche per le imprese, il “decreto fiscale” interviene per razionalizzare e rendere più coerente la disciplina della tracciabilità delle spese.

Rimborsi spese a dipendenti (art. 95, co. 3-bis, TUIR)

La prima modifica riguarda le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti. Il decreto interviene sul comma 3-bis dell’art. 95 del TUIR, specificando che la deducibilità per l’impresa dei rimborsi analitici per costi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (taxi/NCC) è subordinata al pagamento tracciabile solo se tali spese sono sostenute nel territorio dello Stato.

Come per i dipendenti, decade quindi l’obbligo per le trasferte estere.

Spese dirette dell’impresa e rimborsi ad autonomi (art. 109, co. 5-bis e 5-ter, TUIR)

Per garantire un trattamento omogeneo, il decreto introduce due nuovi commi all’art. 109 del TUIR:

• Comma 5-bis – Stabilisce che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (taxi/NCC) sostenute direttamente dall’impresa nel territorio dello Stato, così come i rimborsi analitici riconosciuti a fronte delle medesime tipologie di spese, sono deducibili a condizione che i pagamenti siano tracciabili.
• Comma 5-ter – Estende la medesima condizione di tracciabilità alla deducibilità delle spese sostenute per prestazioni di servizi commissionate a lavoratori autonomi e dei relativi rimborsi analitici, sempre per le stesse tipologie di spesa e se sostenute in Italia.

Osserva – La decorrenza delle nuove regole è fissata a partire dalle spese sostenute dalla data di entrata in vigore del decreto (18 giugno 2025), per i periodi d’imposta successivi a quello in corso al 31 dicembre 2024. Anche queste modifiche si applicano anche ai fini della determinazione della base imponibile IRAP.