Collegamento POS-RT: chi, quando, come

L’Agenzia delle Entrate ha fornito indicazioni di carattere tecnico operativo afferenti alla gestione del nuovo obbligo di collegamento (abbinamento logico) tra gli strumenti di pagamento elettronico e gli strumenti di certificazione dei corrispettivi. Attraverso il rilascio di un’apposita guida operativa e dei relativi manuali, sono state tracciate le corrette procedure da effettuare nell’area dedicata che a breve sarà resa disponibile nell’ambito della piattaforma Fatture e Corrispettivi.

Indice

1. Premessa
2. L’inventario dei dispositivi da collegare
3. L’accesso al portale e l’ambiente di lavoro
4. Le due vie per l’abbinamento: puntuale e massiva
5. Fare ordine nell’anagrafe dei POS: inserimento nuovi POS e chiusura di quelli non correttamente attribuiti
6. Il calendario delle scadenze
7. La gestione delle attività miste e le esclusioni

1. Premessa

La Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) ha introdotto, con decorrenza dal 1° gennaio 2026, l’obbligo di garantire la piena integrazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello di pagamento elettronico. Le modalità tecniche per l’attuazione di tale disposizione sono state definite formalmente con il Provvedimento direttoriale del 31 ottobre 2025.

I soggetti obbligati all’adempimento sono tutti coloro che utilizzano gli strumenti di certificazione (Registratori Telematici o procedura web “Documento Commerciale on line”) per assolvere all’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri.

Si anticipa sin d’ora che la normativa prevede specifiche esclusioni oggettive (come ad esempio distributori automatici, cessioni di carburante o tabacchi), la cui complessa gestione verrà esaminata nel seguito del presente contributo.

Di seguito una sintesi delle indicazioni pratiche contenute nella Guida Operativa dell’Agenzia delle Entrate e nei relativi Allegati 1 e 2, rilasciati dall’Amministrazione finanziaria nel mese di febbraio 2026.

2. L’inventario dei dispositivi da collegare

L’operazione di abbinamento, soprattutto in presenza di una pluralità di registratori telematici o di POS, richiede una fase di “inventariazione” preliminare. L’accesso al portale telematico senza una corretta organizzazione dei dati espone l’esercente, o l’intermediario fiscale delegato, a errori durante la fase di collegamento.

Prima di procedere, quindi, è utile innanzi tutto predisporre un ordinato riepilogo finalizzato a censire tutti i dispositivi attivi e in uso nel mese di riferimento. A tal proposito, si ricorda che il collegamento inziale riguarda la situazione così come risultante nel mese di gennaio 2026.

Per i Registratori Telematici occorre rilevare la matricola alfanumerica, operazione che può essere semplificata mediante scansione del QR code apposto sul dispositivo, e associare il relativo indirizzo fisico di utilizzo.

Contestualmente, per i POS di natura fisica, occorre rilevare il Terminal ID (la matricola hardware della macchina), il codice fiscale e la denominazione sociale dell’operatore finanziario (Acquirer).

Per i POS di natura virtuale la rilevazione si semplifica, richiedendo esclusivamente codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.

OSSERVA: Queste informazioni saranno proposte dall’Agenzia delle Entrate in fase di abbinamento, sulla base delle comunicazioni effettuate dai gestori dei canali di moneta elettronica; tuttavia, è opportuno recuperare in anticipo i dati, per un controllo incrociato. Le informazioni sono rinvenibili sui contratti di convenzionamento, oppure potrebbero essere presenti nei report inviati mensilmente dai gestori o, ancora, pubblicati sulle rispettive piattaforme web.

3. L’accesso al portale e l’ambiente di lavoro

Le operazioni di associazione logica si svolgono all’interno dell’area riservata del portale web “Fatture e Corrispettivi”. L’accesso alla piattaforma informatica è consentito mediante l’utilizzo di un’identità digitale forte (SPID, CIE, CNS) oppure tramite le credenziali Entratel/Fisconline.

• Per gli esercenti dotati di Registratore Telematico, occorre accedere al box “Gestore ed Esercente”, cliccare su “Collegamento dispositivi – POS” e infine su “Gestione collegamenti”.
• Qualora, invece, l’esercente si avvalga della procedura web gratuita “Documento Commerciale On line” per l’emissione degli scontrini, dovrà utilizzare un’apposita e separata funzionalità posizionata direttamente all’interno di tale applicativo, selezionando la voce “Associazione strumenti di pagamento elettronico” sotto le “Funzionalità di supporto”.

4. Le due vie per l’abbinamento: puntuale e massiva

La procedura web dedicata ai Registratori Telematici mette a disposizione degli esercenti due differenti modalità operative.

• La procedura “Puntuale” si adatta alle dimensioni aziendali più ridotte: gli esercenti fino a cinque RT visualizzano un’interfaccia semplificata per associare i dispositivi. L’abbinamento si risolve in una operazione di “spunta”, incrociando le matricole RT e i POS, i cui dai risultano precompilati.
• Le imprese con oltre cinque RT accedono alla procedura standard, che richiede prima la ricerca testuale della matricola e poi la selezione dei POS.
• La procedura “Massiva” (facoltativa) è invece ideata per gestire reti di vendita plurilocalizzate e consente di trasmettere fino a mille associazioni simultaneamente tramite upload di un file CSV. Per agevolare la compilazione, il sistema consente il download preventivo di un foglio precompilato contenente tutti gli strumenti attualmente attribuiti all’esercente.

ATTENZIONE: Nell’utilizzare la modalità massiva occorre prestare attenzione durante la compilazione e il salvataggio del file CSV, accertandosi che nel foglio di calcolo non siano stati automaticamente soppressi gli zeri iniziali all’interno delle celle, poiché ciò causerebbe lo scarto del file.

5. Fare ordine nell’anagrafe dei POS: inserimento nuovi POS e chiusura di quelli non correttamente attribuiti

Qualora l’esercente non rinvenga nella lista precompilata dal sistema uno specifico strumento di pagamento in suo possesso, occorre procedere con l’inserimento manuale.

Cliccando su “Aggiungi POS”, l’operatore dovrà valorizzare la natura tecnologica del terminale, il Terminal ID e fornire obbligatoriamente l’esatto numero del contratto di convenzionamento stipulato con l’istituto di credito. I dispositivi inseriti in questo modo riporteranno la fonte del dato valorizzata con la lettera “E” (inserimento avvenuto a cura dell’Esercente).

Di contro, è possibile che l’Anagrafe Tributaria esponga terminali restituiti, dismessi o erroneamente attribuiti. Il contribuente deve “ripulire” l’archivio, accedendo all’area “POS non collegati”.

Tramite la funzione “Chiusura”, identificata dall’icona di un lucchetto, è possibile dichiarare la non titolarità o la data di fine utilizzo contrattuale, specificando la motivazione dal menu a tendina.

OSSERVA: Si fa osservare che l’operazione di chiusura a portale è irreversibile. A seguito della dichiarazione di dismissione, la piattaforma non esporrà più il terminale negli elenchi per i futuri abbinamenti.

6. Il calendario delle scadenze

Si ricorda che l’Amministrazione finanziaria ha strutturato un calendario degli adempimenti basato su un doppio binario temporale.

La fase transitoria, destinata a censire lo “stock” storico, riguarda gli strumenti attivi nel mese di gennaio 2026. La scadenza per la registrazione di tali dispositivi è fissata entro 45 giorni dalla data di messa a disposizione della procedura web (prevista per i primi giorni di marzo 2026).

Nella fase a regime, applicabile ai terminali attivati o variati successivamente al 31 gennaio 2026, il collegamento dovrà essere comunicato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di attivazione ed entro l’ultimo giorno lavorativo del medesimo mese.

7. La gestione delle attività miste e le esclusioni

Ricollegandoci a quanto anticipato in premessa, occorre analizzare l’impatto delle esclusioni oggettive sulle attività di natura mista.

Non sono interessati dalle nuove disposizioni:

• i corrispettivi certificati tramite distributori automatici;
• le cessioni di carburante, le ricariche di veicoli elettrici;
• le operazioni esonerate dalla memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi, quali vendite di tabacchi, generi di monopolio o vendite a distanza.

Non sono interessate nemmeno le fatture elettroniche, oggetto del collegamento è il rapporto strumento di certificazione dei corrispettivi vs/strumento di incasso in moneta elettronica.

La discriminante per l’obbligo di abbinamento in piattaforma risiede nella destinazione d’uso del terminale.

Qualora il POS venga impiegato in modalità “promiscua” — ossia per incassare sia operazioni soggette a documento commerciale sia operazioni esonerate o certificate da fattura elettronica — la registrazione del collegamento logico al Registratore Telematico resta obbligatoria.

L’estromissione dal perimetro dell’adempimento interviene esclusivamente in presenza di un utilizzo “esclusivo”. Qualora un terminale sia deputato unicamente all’incasso di transazioni esonerate o alla sola riscossione di fatture elettroniche, la macchina non deve essere associata ad alcun RT. In tal caso, l’operatore accederà alla sezione “POS non collegati” e dichiarerà l’utilizzo esclusivo per attività escluse, rimuovendo l’apparato dall’elenco di quelli per i quali è richiesto l’abbinamento.

ESEMPIO: un distributore di carburanti è dotato di un POS utilizzato esclusivamente in officina per prestazioni di meccanica o vendita accessori (soggetti a emissione di documento commerciale) e di un POS utilizzato esclusivamente per incassare i rifornimenti alla pompa (esonerato). Il POS in officina dovrà essere collegato al RT; il POS utilizzato solo per la pompa non dovrà essere collegato e dovrà essere “chiuso con il lucchetto” dichiarandone l’uso esclusivo per attività non rientranti nel perimetro dell’obbligo di collegamento.