Dal 1° luglio 2026 cambia il modo in cui i professionisti devono individuare, motivare e documentare le SOS: non più un adempimento meramente formale, ma un processo valutativo fondato su qualità informativa, tracciabilità e organizzazione interna.

Indice

1. Un nuovo approccio alla collaborazione attiva
2. L’AI come supporto all’individuazione delle anomalie
3. Gli obblighi di riservatezza nel processo segnaletico
4. Le tempistiche della segnalazione
5. L’organizzazione dello studio
6. Il ruolo del referente SOS
7. La procedura interna di segnalazione delle operazioni sospette

1. Un nuovo approccio alla collaborazione attiva

A decorrere dal 1° luglio 2026 sono in applicazione le nuove istruzioni della UIF – l’Unità di informazione finanziaria – per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette (SOS).

Il nuovo impianto riguarda anche i professionisti e rafforza una concezione della collaborazione attiva fondata non solo sulla trasmissione della segnalazione, ma sulla qualità dell’intero processo che conduce alla sua formazione.

La SOS deve essere il risultato di una valutazione effettiva delle anomalie riscontrate. Non può derivare automaticamente dal superamento di una soglia, dalla presenza di un indicatore di anomalia, dall’utilizzo del contante, dall’esistenza di notizie negative o dalla ricezione di una richiesta da parte delle autorità. Queste circostanze possono orientare l’analisi, ma devono essere lette insieme al profilo del cliente, alle caratteristiche dell’operazione, alle controparti coinvolte, alla provenienza e alla destinazione delle risorse e alla coerenza economica complessiva dell’attività.

Il professionista è quindi chiamato a stabilire se le anomalie trovino una spiegazione ragionevole nelle informazioni disponibili oppure se facciano emergere un fondato sospetto.

La segnalazione non è un adempimento prudenziale da utilizzare in via difensiva, ma l’esito di un percorso analitico autonomo, critico e documentabile.

Anche la decisione di non segnalare deve poter essere ricostruita. Quando le anomalie sono considerate giustificate, è opportuno conservare traccia delle valutazioni compiute e delle fonti consultate.

2. L’AI come supporto all’individuazione delle anomalie

Le nuove istruzioni ammettono l’utilizzo di strumenti informatici e sistemi di intelligenza artificiale per selezionare le anomalie, soprattutto nelle attività caratterizzate da operazioni numerose o ricorrenti.

La tecnologia, tuttavia, resta uno strumento di supporto: i risultati prodotti devono basarsi su dati verificabili ed essere sottoposti a un controllo umano effettivo, perché la decisione finale non può essere delegata a un automatismo.

Quando il sospetto risulta fondato, la segnalazione deve descrivere con chiarezza i soggetti, le operazioni e le circostanze rilevanti, ricostruendo anche il ragionamento seguito dal destinatario.

3. Gli obblighi di riservatezza nel processo segnaletico

Un rilievo centrale viene attribuito anche alla riservatezza. I destinatari devono proteggere le valutazioni effettuate, le comunicazioni interne e le informazioni relative alle persone che partecipano al processo segnaletico.

Nella SOS e nei rapporti con la UIF devono essere evitati non soltanto i nomi, ma anche gli elementi indiretti che possano consentire di identificare chi ha rilevato o valutato il sospetto.

4. Le tempistiche della segnalazione

La segnalazione deve essere trasmessa con la massima tempestività. La durata dell’analisi può variare in base alla complessità del caso e alla qualità delle informazioni disponibili, ma non sono ammesse condotte dilatorie.

Quando un’operazione non è ancora stata eseguita e ricorrono i presupposti normativi, il destinatario può chiedere alla UIF di valutarne la sospensione, astenendosi nel frattempo dall’esecuzione e comunicando ogni eventuale variazione.

5. L’organizzazione dello studio

Le istruzioni rafforzano anche la dimensione organizzativa della collaborazione attiva. Gli assetti devono essere proporzionati alle dimensioni, alla natura dell’attività e alla complessità della struttura professionale.

Per gli studi di minori dimensioni non è richiesto un modello sovradimensionato, ma devono comunque essere individuate responsabilità, modalità operative e presidi coerenti con l’attività effettivamente svolta.

6. Il ruolo del referente SOS

La figura del referente SOS diventa uno snodo essenziale. Quando il destinatario è una persona fisica, il ruolo coincide normalmente con il professionista. Negli altri casi può essere attribuito al legale rappresentante o a un delegato formalmente individuato, dotato di competenza, autorevolezza, autonomia di giudizio e risorse adeguate.

Al referente spettano la conservazione della documentazione, la gestione delle richieste della UIF e degli organi investigativi e la disponibilità durante i controlli.

La delega deve essere espressa e conosciuta all’interno della struttura. Non può essere attribuita a un soggetto esterno e non trasferisce la responsabilità del destinatario.

7. La procedura interna di segnalazione delle operazioni sospette

Particolare importanza assume la procedura interna, che deve descrivere concretamente come vengono individuate, analizzate e gestite le anomalie, quali soggetti partecipano al processo e quali criteri sono utilizzati per stabilire le priorità.

La procedura non deve limitarsi a riprodurre la normativa, ma deve riflettere l’effettiva organizzazione dello studio.