La gestione delle fatture a cavallo d’anno costituisce un aspetto critico per la determinazione del reddito dei contribuenti in contabilità semplificata che hanno optato per il regime della “cassa virtuale” (art. 18, comma 5, D.P.R. 600/1973). Per tali soggetti, vige il principio secondo cui la registrazione del documento equivale all’incasso o al pagamento, rendendo la data di annotazione determinante per la rilevanza fiscale del componente reddituale.

Di seguito la disamina delle regole di annotazione previste per le fatture emesse e ricevute, utile a evidenziare come, nel rispetto della normativa, sia possibile pianificare l’imputazione dei componenti positivi all’esercizio 2025 o 2026 in funzione della data di registrazione prescelta.

Indice

1. Premessa: il regime di “cassa virtuale”
2. Le regole di annotazione delle fatture emesse
3. La data di registrazione della fattura e la trasmissione allo SDI
4. Esempio fatture emesse
5. Il diverso trattamento delle fatture di acquisto
6. Esempio fatture di acquisto

1. Premessa: il regime di “cassa virtuale”

Per i contribuenti in contabilità semplificata che hanno scelto il regime della cosiddetta “cassa virtuale” (art. 18, comma 5, del D.P.R. 600/1973), la data in cui il documento viene annotato sui registri IVA è l’elemento che determina l’imputazione del componente positivo o negativo a reddito.

In questo regime, infatti, opera una presunzione assoluta: il momento della registrazione coincide, per convenzione, con quello dell’incasso o del pagamento, essenziale ai fini della rilevanza fiscale del componente negativo o positivo di reddito.

Alla luce di questo meccanismo, quando ci si trova a ridosso della fine dell’anno, è essenziale effettuare delle valutazioni, coordinando correttamente le disposizioni di norma e tenendo altresì in attenta considerazione le regole della fatturazione elettronica.

Quanto sopra con il fine di determinazione correttamente il reddito dell’impresa in contabilità semplificata (a cassa virtuale) e, se del caso, effettuare delle legittime scelte che consentono di direzionare i componenti positivi nell’esercizio di avvenuta emissione della fattura, oppure nel successivo.

2. Le regole di annotazione delle fatture emesse

Le valutazioni afferenti al momento in cui è opportuno annotare le fatture attive devono essere effettuate tenuto conto di quanto disposto dall’art. 23, primo comma, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 (Decreto IVA). Tale disposizione concede al contribuente la facoltà di annotare le fatture emesse entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, seppure l’esigibilità IVA resti ancorata al momento di effettuazione dell’operazione.

Questa finestra temporale si traduce, nel concreto, in un’importante possibilità offerta ai contribuenti: una fattura relativa a operazioni effettuate nel mese di dicembre (con imposta esigibile nel medesimo mese) può legittimamente essere annotata nel registro IVA delle fatture emesse nel mese di gennaio dell’anno successivo (entro il giorno 15).

OSSERVA – Se ciò avviene, sotto il profilo IVA nulla cambia: indipendentemente dalla data di annotazione si tratta di IVA a debito che deve essere imputata a dicembre (o quarto trimestre, a seconda della periodicità di liquidazione IVA), mentre sotto il profilo reddituale ciò significa, per un semplificato a cassa virtuale, imputare il ricavo all’anno precedente – fattura annotata a dicembre – oppure all’anno successivo – fattura annotata a gennaio.

3. La data di registrazione della fattura e la trasmissione allo SDI

Al fine di fornire un quadro completo, è opportuno ricordare che nel corso del 2025 era riemersa (a seguito di quanto asserito dall’Agenzia delle Entrate nel corso di un incontro con la stampa specializzata) un’incertezza. In tale sede, infatti, l’Agenzia aveva dichiarato che la data di registrazione della fattura emessa non potesse essere antecedente al momento in cui tale fattura viene ad esistenza, che coincide con la trasmissione allo SDI. Secondo tali indicazioni, quindi, una fattura datata dicembre 2025, ma materialmente trasmessa nei primi giorni del 2026, non avrebbe potuto essere annotata nel 2025.

Tuttavia, a stretto giro, l’Agenzia stessa era intervenuta in rettifica a tale indicazione, con la FAQ del 13 febbraio 2025.

L’Amministrazione, con la citata FAQ, ha confermato le indicazioni già fornite in passato e curiosamente disattese nell’incontro con la stampa: è facoltà concessa ai contribuenti quella di registrare le fatture basandosi sulla data indicata nella sezione “Dati Generali” del file XML (c.d. data facciale), così come già a suo tempo chiarito con la Circolare n. 14/E del 17 giugno 2019 (paragrafo 3.2), ove si specificava che la data del documento è coerente con l’effettuazione dell’operazione e l’esigibilità dell’imposta, rendendola idonea all’annotazione.

OSSERVA – In conclusione, la registrazione della fattura emesse può avvenire a partire dalla data facciale della fattura stessa (più semplicemente, la data che è indicata nella fattura) e entro il giorno 15 del mese successivo, mentre a nulla rileva sotto il profilo della tempistica di registrazione la data di avvenuta trasmissione allo SDI.

4. Esempio fatture emesse

Analizziamo i riflessi pratici di quanto sovra esposto per un’impresa in contabilità semplificata a “cassa virtuale” che emette una fattura datata 29 dicembre 2025, trasmessa allo SdI l’8 gennaio 2026 (entro il termine previsto dalla norma dei 12 giorni).

Il contribuente può scegliere tra due opzioni, determinando lo spostamento della materia imponibile:

1. Annotazione nel 2025: Registrando il documento con data 29 dicembre 2025 (data facciale della fattura), il ricavo si considera incassato nell’esercizio 2025. Il componente positivo concorre pertanto interamente al reddito dell’anno 2025.
2. Annotazione nel 2026: Avvalendosi del differimento ex art. 23 D.P.R. 633/72, l’annotazione può avvenire entro il 15 gennaio 2026. In tal caso, pur restando l’IVA ancorata alla liquidazione di dicembre 2025 (mese di effettuazione dell’operazione), la rilevanza reddituale del ricavo slitta all’anno 2026, in virtù della registrazione avvenuta nel nuovo anno.

5. Il diverso trattamento delle fatture di acquisto

Se per le fatture attive esiste un margine di manovra, per il ciclo passivo la normativa impone vincoli rigidi; infatti, per le fatture di acquisto l’annotazione (e la conseguente deduzione del costo per cassa virtuale) è subordinata non solo all’effettuazione dell’operazione, ma anche alla ricezione formale del documento.

Come evidenziato dall’Agenzia delle Entrate con Circolare n. 1/E del 17 gennaio 2018, emanata a chiarimento delle novità introdotte a suo tempo alla norma ad opera del D.L. 50/2017, l’annotazione sul registro acquisti art. 25 del D.P.R. 633/72 (e l’esercizio del diritto alla detrazione dell’imposta assolta sull’acquisto) non possono essere esercitati prima che la fattura sia materialmente entrata nella disponibilità del destinatario, ovverosia recapitata tramite il Sistema di Interscambio.

6. Esempio fatture di acquisto

Si ipotizzi una fattura di acquisto datata 30 dicembre 2025, afferente ad una operazione effettuata in tale giorno, ma recapitata dallo SdI al destinatario il 4 gennaio 2026.

In questo scenario non esistono opzioni possibili:

• L’annotazione non può essere effettuata nel 2025, per quanto la fattura riporti data 30/12/2025, poiché il documento nel medesimo anno non era disponibile, in quanto non ancora recapitato dal Sistema di Interscambio.
• La registrazione deve avvenire non prima del 2026, ad avvenuta ricezione del documento, e il costo rileva alla data di annotazione. Per inciso, si ricorda che sotto il profilo della detrazione IVA il documento dovrà essere registrato nel 2026 o al massimo entro il termine di trasmissione della dichiarazione IVA relativa a tale anno, con imputazione dell’IVA acquisti al 2026.

OSSERVA – Di conseguenza, per il semplificato in “cassa virtuale”, considerando l’ipotesi più probabile, ovvero la registrazione in data di ricezione, 4 gennaio 2026, il costo si considererà sostenuto nell’anno 2026 e concorrerà alla determinazione del reddito del nuovo anno, senza alcuna possibilità di anticipazione al 2025.