Nell’era della digitalizzazione, la professione del commercialista sta vivendo una profonda trasformazione grazie all’Intelligenza Artificiale. Tra le innovazioni più interessanti emerge NotebookLM, uno strumento di Google che permette di rivoluzionare la gestione della documentazione fiscale e l’assistenza professionale. In questo articolo esploriamo il potenziale di questa nuova tecnologia e come può essere concretamente applicata nella professione quotidiana.

Indice

1. Cos’è NotebookLM e come funziona
2. Funzionalità avanzate oltre le semplici risposte
3. Applicazioni pratiche nel contesto professionale
4. Limiti tecnici e versioni disponibili
5. Vantaggi strategici per lo studio professionale
6. Conclusioni e raccomandazioni operative

1. Cos’è NotebookLM e come funziona

NotebookLM è una piattaforma di Intelligenza Artificiale avanzata sviluppata da Google, disponibile anche gratuitamente, che consente di caricare documenti di varia natura (PDF, Documenti di Testo, File Audio, presentazioni Google, URL di siti web, ecc.) e interagire con essi attraverso un modello linguistico di grande dimensione (LLM), specificamente Gemini.

Il principio di funzionamento è semplice ma potente: il sistema analizza i documenti caricati, ne comprende il contenuto e consente di formulare domande specifiche, ottenendo risposte contestualizzate in base alle informazioni contenute esclusivamente nei documenti caricati. Questa caratteristica è fondamentale perché limita drasticamente le “allucinazioni” tipiche dei modelli di linguaggio, mantenendo l’assistente focalizzato solo sulle informazioni verificabili.

La piattaforma può processare contemporaneamente documenti multipli per notebook, con limiti che variano in base alla versione utilizzata. A differenza dei tradizionali strumenti di ricerca documentale, non si limita a individuare parole chiave, ma comprende concetti, interpreta normative e può eseguire ragionamenti complessi sulla base dei documenti forniti.

L’interfaccia utente si presenta come una chat interattiva dove è possibile caricare documenti e formulare domande in linguaggio naturale, ricevendo risposte precise e contestualizzate, sempre accompagnate da citazioni verificabili che rimandano direttamente ai passaggi pertinenti nei documenti originali.

Un elemento distintivo di NotebookLM è che ogni risposta include riferimenti precisi e cliccabili alle fonti, permettendo una verifica immediata delle informazioni fornite. Questa tracciabilità completa risulta particolarmente preziosa nel contesto professionale, dove l’accuratezza e la verificabilità sono requisiti imprescindibili. L’utente può sempre verificare da quale parte del documento proviene l’informazione e approfondire ulteriormente l’analisi se necessario.

1. Funzionalità avanzate oltre le semplici risposte

NotebookLM non si limita a rispondere alle domande, ma offre un ecosistema completo di strumenti per la gestione della conoscenza professionale.

Generazione di riassunti automatici – La piattaforma può condensare documenti complessi e voluminosi in sintesi efficaci, evidenziando i punti chiave e le informazioni più rilevanti. Questo è particolarmente utile per circolari, sentenze o documenti tecnici di notevole lunghezza.

Creazione di mappe mentali – NotebookLM può organizzare visivamente i concetti chiave estratti dai documenti, creando mappe concettuali che facilitano la comprensione di normative complesse e le loro interconnessioni.

Produzione di podcast conversazionali – Una funzionalità innovativa permette di trasformare i contenuti testuali in dialoghi audio tra due voci AI che discutono i punti principali dei documenti, ideale per la formazione continua durante gli spostamenti.

Guide di studio automatiche – Il sistema può convertire documenti tecnici in format didattici come FAQ, guide pratiche o documenti di briefing, facilitando la formazione di collaboratori e praticanti.

Integrazione multimodale – Grazie alle funzionalità native di Gemini, è possibile porre domande su immagini, grafici e diagrammi presenti nei documenti, ricevendo spiegazioni dettagliate anche su elementi visivi.

3. Applicazioni pratiche nel contesto professionale

Assistente per la compilazione del Modello 730/2025

Il caso d’uso più rilevante per uno studio di commercialisti è la creazione di un assistente specializzato nella compilazione delle dichiarazioni fiscali. Caricando le istruzioni ministeriali per la redazione del modello 730/2025 e le circolari dell’Agenzia delle Entrate per il rilascio del visto di conformità (per un totale di oltre 700 pagine), si ottiene un assistente virtuale capace di:

• indicare con precisione cosa è deducibile o detraibile, specificando il quadro e il rigo esatto dove inserire una determinata spesa;
• chiarire le condizioni necessarie per usufruire di specifiche detrazioni o deduzioni, riducendo drasticamente il rischio di errori;
• fornire dettagli precisi su quali documenti devono essere conservati per ciascuna tipologia di spesa, facilitando la fase di archiviazione e l’eventuale controllo documentale

Esempio – Spese veterinarie nel 730/2025

Immaginate di creare un Notebook dedicato al modello 730/2025 e di porre la seguente domanda: “Quali sono i limiti e le modalità di detrazione delle spese veterinarie”.

L’assistente risponderà con precisione: “Le spese veterinarie sono detraibili al 19% per un importo massimo di 550 euro, al netto della franchigia di 129,11 euro. Vanno inserite nel rigo E8-E10 con il codice 29. Sono ammesse le spese per cure di animali legalmente detenuti a scopo di compagnia o per pratica sportiva. I documenti da conservare includono fatture, ricevute fiscali e scontrini parlanti con codice fiscale del proprietario e natura della prestazione.”

Attenzione – La risposta includerà un link diretto alla pagina esatta delle istruzioni ministeriali dove trovare questa informazione, permettendo una verifica immediata della fonte.

Questa funzionalità consente ai collaboratori di studio e agli impiegati addetti alla compilazione dei 730 di lavorare con maggiore autonomia, riducendo drasticamente la necessità di consultare continuamente il professionista di riferimento. Possono ottenere risposte precise in tempo reale, limitando l’intervento del commercialista ai soli casi particolarmente complessi o che richiedono interpretazioni professionali avanzate.

Creazione di notebook specializzati per ambiti fiscali specifici

Una delle applicazioni più potenti di NotebookLM è la possibilità di creare notebook tematici altamente specializzati. Ad esempio:

Notebook Regime Forfettario – Caricando tutte le circolari, risoluzioni e interpelli dell’Agenzia delle Entrate relativi al regime forfettario, si crea un assistente specializzato che può rispondere a qualsiasi domanda sul regime agevolato.

Notebook IVA in Edilizia – Raccogliendo la normativa specifica, le circolari e le risoluzioni relative all’IVA nel settore edilizio, si può creare un sistema esperto capace di chiarire le complesse aliquote IVA applicabili ai diversi interventi edilizi.

Notebook Superbonus – Data la complessità e la continua evoluzione della normativa sul Superbonus, un notebook dedicato che contenga tutte le disposizioni, le FAQ e le interpretazioni dell’Agenzia diventa uno strumento prezioso per navigare questo intricato panorama normativo.

Notebook Criptovalute – Per affrontare l’emergente settore della fiscalità delle criptovalute, un notebook che raccolga le ancora limitate disposizioni normative, gli interpelli, le posizioni della dottrina e altro può fornire un supporto fondamentale in un ambito in rapida evoluzione.

Applicazioni nella gestione dello studio professionale

NotebookLM può rivoluzionare numerosi aspetti della gestione dello studio.

Sintesi automatica di riunioni o video – Caricando le registrazioni audio e video delle riunioni con clienti o team, NotebookLM può trascriverle e analizzarle, permettendo di estrarre punti chiave, decisioni prese e azioni da intraprendere.

Assistente per manuali tecnici – Immaginate di caricare il manuale tecnico della fotocopiatrice multifunzione dello studio (spesso un documento di centinaia di pagine difficile da consultare). Un collaboratore che incontra un problema può semplicemente chiedere: “Come si risolve l’errore E-335 sulla fotocopiatrice?” o “Come si configura la scansione diretta verso email?”, ricevendo istruzioni precise con riferimenti alle pagine esatte del manuale. Questo elimina i tempi morti e la frustrazione legati alla ricerca di informazioni nei manuali cartacei, aumentando l’efficienza operativa dello studio.

Analisi di contratti e documenti legali – Caricando precedenti e giurisprudenza, NotebookLM può aiutare nell’analisi di contratti complessi, identificando potenziali criticità e fornendo riferimenti a sentenze rilevanti.

4. Limiti tecnici e versioni disponibili

La versione gratuita di NotebookLM consente di caricare fino a 50 documenti per notebook, con un limite di 500.000 parole o 200 MB per singolo documento (il dato può cambiare). Non esiste un limite predefinito di pagine, rendendo lo strumento adatto anche per documenti particolarmente voluminosi come manuali tecnici o compendi normativi.

Google offre anche una versione premium denominata NotebookLM Plus, che fornisce funzionalità aggiuntive di collaborazione e condivisione. Gli account Gmail personali possono condividere un notebook con massimo altri 50 utenti individuali nella versione standard, mentre la versione Plus (fino a 300 fonti) offre opzioni di condivisione avanzate, inclusa la possibilità di impostare una nota di benvenuto per chi accede al notebook.

È importante notare che NotebookLM supporta oltre 30 lingue, incluso l’italiano, e la quantità di notebook creabili non sembra avere limitazioni specifiche. Il sistema è accessibile attraverso qualsiasi browser moderno, senza necessità di installare applicazioni dedicate.

I limiti e le potenzialità delle versioni ovviamente sono in continuo cambiamento e potrebbero aver già subito modifiche rispetto alla data di scrittura del presente articolo.

5. Vantaggi strategici per lo studio professionale

L’implementazione di NotebookLM porta numerosi vantaggi competitivi allo studio professionale.

Riduzione del tempo di ricerca – L’assistente virtuale riduce drasticamente il tempo necessario per consultare manuali e circolari, aumentando l’efficienza operativa. Una ricerca che normalmente richiederebbe ore di consultazione di documenti può essere completata in pochi secondi.

Minimizzazione degli errori – La precisione dell’assistente AI nella citazione di normative e adempimenti riduce significativamente il rischio di errori materiali. Ogni risposta è accompagnata da riferimenti precisi alle fonti, garantendo l’attendibilità delle informazioni.

Maggiore autonomia del personale – I collaboratori e gli impiegati possono trovare risposte a questioni tecniche e fiscali in autonomia, consultando il professionista solo per i casi più complessi o interpretativi. Questo non solo accelera i processi operativi, ma contribuisce anche alla crescita professionale del team.

Standardizzazione delle procedure – Favorisce l’uniformità nell’applicazione delle normative all’interno dello studio, indipendentemente dall’esperienza del singolo collaboratore. Un praticante può ottenere la stessa qualità di informazioni di un professionista senior.

Valorizzazione della consulenza strategica – Liberando tempo dalle attività più meccaniche, NotebookLM consente al professionista di concentrarsi sugli aspetti consulenziali a maggior valore aggiunto. Meno tempo speso a cercare informazioni significa più tempo dedicato all’interpretazione e all’applicazione.

6. Conclusioni e raccomandazioni operative

NotebookLM rappresenta un autentico cambio di paradigma nella gestione della conoscenza professionale. Non si tratta semplicemente di uno strumento di ricerca documentale potenziato, ma di un vero e proprio assistente cognitivo che apprende dai documenti caricati e fornisce supporto contestualizzato.

La sua implementazione nello studio del commercialista non sostituisce la competenza del professionista, ma la amplifica, liberando risorse cognitive per attività a maggior valore aggiunto.

La possibilità di creare molteplici notebook specializzati per argomenti specifici, insieme alla capacità di elaborare vari formati (testo, PDF, audio, URL), rende questo strumento straordinariamente versatile. L’integrazione di citazioni precise nelle risposte fornisce un livello di affidabilità e verificabilità senza precedenti, fondamentale nel contesto della consulenza professionale.

Per iniziare, consigliamo di partire con un progetto pilota focalizzato su un’area specifica, come il regime forfettario o il modello 730/2025, caricando la documentazione ufficiale e testando l’assistente con domande progressivamente più complesse. Una volta acquisita familiarità con lo strumento, sarà possibile espanderne l’utilizzo ad altri ambiti della consulenza fiscale e societaria.

L’investimento iniziale in termini di tempo per la configurazione è veramente minino e viene rapidamente compensato dai benefici in termini di efficienza, precisione e capacità di gestire volumi maggiori di lavoro senza sacrificare la qualità. In un contesto normativo sempre più complesso e in rapida evoluzione, avere un assistente capace di navigare con precisione tra migliaia di pagine di normative e prassi rappresenta un vantaggio competitivo significativo.

La tecnologia è gratuita e pronta per essere implementata: sta a noi professionisti cogliere questa opportunità per elevare la qualità dei nostri servizi e affrontare con maggiore serenità la crescente complessità normativa, trasformando radicalmente il nostro modo di lavorare.