La digitalizzazione dei processi interni degli studi professionali

L’evoluzione tecnologica in atto in questo particolare periodo storico sta influenzando profondamente ogni settore dell’economia. Grazie a tecnologie abilitanti sempre più alla portata di tutti – sia dal punto di vista economico sia per la facilità d’uso – tantissimi modelli di business stanno subendo una vera e propria rivoluzione, portando ad una profonda trasformazione del settore, compresi gli studi professionali. Commercialisti, studi legali, società di consulenza e molte altre attività professionali stanno vivendo all’interno delle loro realtà una trasformazione digitale, necessaria per ottimizzare i processi interni e allo stesso tempo migliorare la qualità e la gamma dei servizi offerti. In questo contributo, esploreremo l’importanza della digitalizzazione dei processi interni degli studi professionali, i vantaggi che essa comporta e le sfide che possono emergere durante questo processo di trasformazione.

Indice

1. Lo scenario da considerare
2. Cambiare approccio e modello organizzativo
3. La digitalizzazione dei processi
4. Fatture e contabilità
5. Riconciliazione bancaria
6. Non solo contabilità
7. La collaborazione con il cliente

1. Lo scenario da considerare

L’innovazione tecnologica, ma anche gli eventi socio-economici, l’andamento del mercato del lavoro e la ricerca della sostenibilità, sono tutti elementi che con velocità sempre maggiore rispetto al passato impattano sulle nostre vite e abitudini.

La conseguenza è che tutti questi fattori possono diventare il catalizzatore per la creazione di nuovi spazi di mercato, nuovi modelli di business e nuovi prodotti o servizi da offrire. Opportunità che tuttavia si accompagnano ad un rischio concreto, ovvero che le nuove esigenze di mercato emergenti non vadano ad affiancarsi bensì a sostituire quelle esistenti, facendo diminuire fino ad azzerare la domanda per prodotti o servizi considerati “vecchi”.

2. Cambiare approccio e modello organizzativo

È di fondamentale importanza riuscire a adattarsi e trovare il giusto approccio ad un processo di costante cambiamento, per poter essere sempre pronti a soddisfare le richieste del mercato. Ma allo stesso modo è anche necessario riuscire a focalizzarsi sul presente, essere efficienti nelle attività quotidiane, che rappresentano quello che i nostri clienti vogliono oggi.

Fare innovazione, o adottare all’interno della propria struttura organizzativa quei cambiamenti necessari per stare al passo del mercato è faticoso, richiede grandi risorse, non solo di tipo economico ma anche mentali: è richiesta formazione, l’acquisizione di nuove competenze, la predisposizione ad affrontare le inevitabili difficoltà che emergeranno durante il processo di cambiamento.

Se nelle organizzazioni la maggior parte del tempo viene dedicato allo svolgimento di attività “ordinarie” – come la gestione della contabilità, le dichiarazioni dei redditi e tutti quegli adempimenti amministrativi con rigide scadenze – come è possibile trovare anche spazio per fare della vera innovazione?

3. La digitalizzazione dei processi

Un primo modo per dedicare più spazio all’innovazione e al cambiamento è quello di ridurre il più possibile il tempo impegnato nelle attività ordinarie. Più efficienti si diventa a gestire gli adempimenti quotidiani, più tempo e più energie si avranno da dedicare alla progettualità.

Oggi quasi tutte le attività che vengono svolte all’interno dello studio possono beneficiare della tecnologia e, di conseguenza, possono essere “digitalizzate”. Da intendersi non soltanto come trasformazione in digitale di ciò che prima era su carta, ma anche come totale ripensamento e ricostruzione dell’intero processo di lavoro, dall’inizio alla fine, attraverso le tecnologie che oggi abbiamo a disposizione.

Software intelligenti, condivisione del lavoro, sincronizzazione di file e cartelle, aggiornamento automatico di dati. Sono tutti elementi che, se inseriti nell’organizzazione in modo corretto, possono contribuire grandemente allo svolgimento di attività quotidiane e ripetitive. La vera trasformazione digitale avviene quando cambiamo completamente “il modo di fare le cose” rispetto a come le abbiamo sempre fatte, ma con l’introduzione di un elemento “digitale”.

4. Fatture e contabilità

La registrazione di fatture e movimenti contabili, e in generale tutto il data entry, ha sempre rappresentato una delle attività a maggior consumo di tempo all’interno dello studio. Da sempre percepita come un’attività a basso valore aggiunto da parte del cliente, in realtà per lo studio è un’attività critica perché dalla corretta contabilizzazione dei documenti poi, a cascata, dipende l’esito di un’affidabile tenuta della contabilità e presentazione delle dichiarazioni fiscali.

La fatturazione elettronica ha rivoluzionato il modo di gestire le fatture: per la prima volta un formato strutturato e un unico canale di ricezione dei documenti ha eliminato in un colpo solo tutto ciò che c’era di critico nella gestione dell’adempimento contabile; ovvero la necessità di dover interpretare il documento per capirne la struttura e i dati in essa contenuti nonchè il vincolo delle tempistiche del cliente per la ricezione dei documenti.

Avere documenti in un unico formato strutturato, leggibile da software, e un unico canale in cui tutti questi documenti vengono inviati e ricevuti (lo SdI), ha permesso di rivedere completamente il processo di contabilizzazione, affidandosi anche a software sempre più evoluti in grado di scaricare, aggiornare e contabilizzare automaticamente le fatture in base a regole definite a priori dall’utente.

5. Riconciliazione bancaria

Anche in tema di riconciliazione bancaria la normativa ha offerto un’agevolazione al nostro lavoro. La Direttiva comunitaria n. 2015/2366, chiamata anche PSD2, emanata per regolamentare i servizi di pagamento e i loro gestori, di fatto ha richiesto che le banche aprissero i loro database a soggetti terzi autorizzati.

Il vantaggio di questa disposizione normativa è che ora è possibile avere in un unico portale le informazioni relative a tutti i conti correnti di un’azienda. Questo rappresenta un bel vantaggio nell’operatività delle aziende che possono, accedendo ad un unico sito web, monitorare la propria situazione finanziaria e disporre o richiedere pagamenti da qualsiasi rapporto di conto corrente, senza necessariamente accedere all’uno o all’altro conto.

Per gli studi professionali il beneficio derivante è duplice: possono essere intermediari di questo tipo di servizio e offrirlo al cliente e, in secondo luogo, avere accesso ai suoi movimenti bancari giorno per giorno, senza aspettare l’invio dell’estratto conto da parte del cliente, e così aggiornare la contabilità con una frequenza maggiore.

6. Non solo contabilità

Oltre alla contabilizzazione dei documenti ci sono tanti altri processi svolti nella routine quotidiana dello studio professionale che possono beneficiare di automazione, su diversi livelli. Si tratta di quelle attività che richiedono tempo non solo per la materiale esecuzione, ma anche per la successiva gestione. Ad esempio, l’invio degli F24 al cliente, la richiesta di documenti, la gestione delle richieste ricevute dal cliente, le attività di controllo di avvisi di compliance e tanti altri ancora.

Tutte queste attività dovranno essere ripensate in modo tale che la persona incaricata della loro gestione non debba svolgere manualmente tutte le operazioni. Gli F24 potranno essere generati ed inviati via e-mail o, ancora meglio, resi disponibili attraverso un portale di condivisione che in automatico notifica al cliente la pubblicazione dei documenti e ne rileva la presa visione.

La richiesta di documenti può anch’essa avvenire tramite un portale condiviso che, oltre ad archiviare il file, lo indirizza nell’area del cliente che l’ha caricato e nella tipologia di documenti a cui si riferisce. Allo stesso modo anche la consegna di documenti, se avviene in modo automatico e su un portale condiviso, evita (o quantomeno dovrebbe evitare) future richieste di copie documentali da parte del cliente.

7. La collaborazione con il cliente

L’efficienza della digitalizzazione dei processi, soprattutto quelli che vedono coinvolti anche i clienti, dipende soprattutto dalla capacità di collaborazione del cliente stesso. Quando si parla di automazione di processi, infatti, spesso ci si deve scontrare con realtà dove è il soggetto che beneficia del servizio a dover svolgere parte del lavoro.

Cambiare la modalità di consegna dei documenti da e-mail a upload su un’applicazione (sia in fase di invio che in ricezione), compilare modelli pre-impostati di richiesta invece di telefonare, utilizzare applicazioni per la gestione degli appuntamenti, sono tutti cambiamenti che efficientano i processi di studio perché li automatizzano e possono essere portati a termine senza l’interazione fisica con il cliente. Tuttavia, tutto questo può venire percepito come una spersonalizzazione del rapporto, il cui valore viene ancora misurato in termini di fiducia e disponibilità.

Nella digitalizzazione e automazione dei processi non bisogna sottovalutare questo elemento: automazione non significa eliminare le persone perché c’è un software che svolge la stessa mansione, ma assegnare a queste attività qualitativamente migliori, sia per loro stesse che per i clienti.