In questo secondo approfondimento della guida sulla fatturazione elettronica vedremo le tempistiche di emissione delle fatture elettroniche, le regole sulla registrazione delle fatture emesse e ricevute, e come effettuare la conservazione sostitutiva.

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Indice

1. Le tempistiche di emissione della fattura elettronica
2. La registrazione delle fatture elettroniche emesse
3. La registrazione delle fatture elettroniche ricevute
4. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

1. Le tempistiche di emissione della fattura elettronica

A decorrere dal 1° luglio 2019 le fatture elettroniche vanno emesse (trasmesse al Sistema di Interscambio – SDI) entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.

Tipologie di operazioni

2. La registrazione delle fatture elettroniche emesse

Al fine di consentire la corretta contabilizzazione nel registro IVA vendite delle fatture emesse ai fini della liquidazione IVA, considerando la possibilità di emissione “differita” di 12 giorni, come precedentemente evidenziato, l’art. 12 del collegato alla Manovra 2019 ha previsto, a decorrere dal 24 ottobre 2018, che l’annotazione delle fatture emesse (tutte, non solo le differite) possa avvenire nel registro IVA vendite entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni e con riferimento allo stesso mese di effettuazione delle operazioni.

Esempio

La fattura emessa il 5 dicembre 2021, ancorché l’operazione sia stata effettuata il 25 novembre 2021, andrà registrata nel registro IVA vendite entro il 15 dicembre e computata nella liquidazione IVA del mese di novembre (momento di effettuazione dell’operazione).

3. La registrazione delle fatture elettroniche ricevute

A decorrere dal 24 ottobre 2018 risulta possibile procedere alla detrazione IVA (sempre che ne ricorrano i presupposti) di tutte le fatture (sia analogiche che elettroniche) ricevute ed annotate entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione (e non come avveniva fino al 23 ottobre 2018 dal momento di ricezione della fattura).

Conseguentemente, il cessionario/committente può retrodatare l’esercizio del diritto alla detrazione al momento di effettuazione dell’operazione (e non a quello di ricezione della fattura come, invece, previsto fino al 23 ottobre 2018), sempre che la fattura sia ricevuta dallo stesso entro il giorno 15 del mese successivo rispetto al momento di effettuazione dell’operazione.

Quindi, ad esempio, la cessione di merce effettuata a novembre 2021, per la quale sia ricevuta la fattura da parte del cessionario entro il 15 dicembre 2021, potrà essere detratta ai fini IVA nella liquidazione IVA mensile di novembre e non in quella di dicembre. La novità normativa trova applicazione esclusivamente per le fatture ricevute nello stesso anno in cui l’operazione si considera effettuata.

Quindi, ad esempio, se i beni vengono consegnati al cessionario a dicembre 2021 e la fattura viene ricevuta dallo stesso il 13 gennaio 2022, la detrazione IVA potrà essere esercitata a decorrere dal mese di gennaio 2022, senza che sia possibile retrodatare la detrazione a dicembre dell’anno 2021.

Da ultimo si evidenzia che in tema di fatture ricevute, l’art. 13 del collegato alla Manovra ha previsto l’abrogazione dell’obbligo di numerazione delle fatture ricevute; tale obbligo viene meno sia con riferimento alle fatture analogiche che elettroniche.

N.B: In caso di indebita detrazione IVA torna applicabile la sanzione del 90% dell’imposta indebitamente detratta oltre al riversamento dell’IVA stessa.

4. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

In tema di conservazione sostitutiva, i soggetti passivi IVA residenti, stabiliti o identificati in Italia devono procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche secondo quanto disposto dal D.M. del 17 giugno 2014.

È possibile conservare anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati (ad esempio “PDF”, “JPG” o “TXT”) previsti dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e quindi non solo in formato XML. È stato precisato, comunque che, mediante sottoscrizione di apposito accordo di servizio da parte del soggetto passivo, le fatture elettroniche sia attive che passive possono essere conservate utilizzando il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate. Il processo di conservazione termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. Inoltre, è previsto un termine ben preciso entro cui deve essere ultimato il processo, che non deve superare la scadenza prevista dall’art. 7, comma 4-ter, D.L. n. 357/1994. Il processo di archiviazione sostitutiva dei documenti ricevuti in formato elettronico deve essere concluso entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per l’invio telematico all’Agenzia delle Entrate delle dichiarazioni dei redditi.