I documenti elettronici fiscalmente rilevanti, come noto, necessitano dell’apposizione della marca (o del riferimento) temporale. L’Agenzia delle Entrate, con l’interpello n. 236 del 9 aprile 2021, è ritornata sul tema, non modificando il proprio orientamento, che si basa su quanto contenuto all’interno del DM 17 giugno 2014.

Dopo una breve analisi sui documenti fiscalmente rilevanti, vediamo tutti i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate e le modalità e tempistiche di conservazione dei documenti.

Indice

1. I documenti fiscalmente rilevanti
2. Modalità di tenuta e conservazione dei documenti
3. Le tempistiche di conservazione dei documenti
4. La proroga fino al 10 giugno 2021 per i documenti del 2019

1. I documenti fiscalmente rilevanti

Fra i documenti fiscalmente rilevanti, che ricadono nell’ambito di applicazione del DM 17 giugno 2014 (che tra le altre cose stabilisce la procedura di conservazione dei documenti informatici), si annoverano, a titolo esemplificativo, le scritture, i libri ed i registri elencati dal DPR n. 600 del 1973 e dal DPR n. 633 del 1972, quali:

• libro giornale e libro degli inventari;
• scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
• scritture ausiliarie di magazzino;
• registro dei beni ammortizzabili;
• bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale (articolo 2424 c.c.), conto economico (articolo 2425 c.c.) e nota integrativa (articolo 2427 c.c.);
• registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse.

Le disposizioni del citato decreto si applicano, inoltre, a tutte le dichiarazioni fiscali, alla modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio, i modelli F23 ed F24), alle fatture e documenti simili.

Possono ricomprendersi tra i libri e registri rilevanti ai fini tributari anche i libri sociali elencati nell’articolo 2421 c.c., ossia il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti.

Le disposizioni contenute nel decreto, infine, si applicano alla relazione sulla gestione (articolo 2428 c.c.) ed alla relazione dei sindaci (articolo 2429 c.c.) e dei revisori contabili (articolo 209, comma 3 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58), che per legge devono essere allegate al bilancio d’esercizio.

I registri previsti dalla legislazione del lavoro

Per quanto attiene ai registri previsti dalla legislazione del lavoro, quali il libro matricola e il libro paga, si ritiene che la relativa conservazione debba essere effettuata nel rispetto delle istruzioni fornite in proposito dal dicastero di competenza (si veda circolare del Ministero del lavoro e delle politiche sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003).

2. Modalità di tenuta e conservazione dei documenti

Con il citato interpello n. 236 del 9 aprile 2021, l’Agenzia delle Entrate ha ricordato che, stante il contenuto dell’art. 3 del DM 17 giugno 2014, la procedura di conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti:

• deve rispettare le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità;
• deve consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi (laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste);
• termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione;
• è effettuata entro il termine di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Si tenga inoltre presente che in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato nella dichiarazione di inizio attività. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti delle competenti Agenzie fiscali.

L’Agenzia delle Entrate, con il citato interpello n. 236/2021, ha ricordato che ai fini dell’assolvimento dell’imposta di bollo, nel caso in cui la tenuta dei registri contabili e i libri sociali, indipendentemente dalla successiva conservazione, avvenga in modalità elettronica, torna applicabile l’art. 6 del citato DM 17 giugno 2014.

Tale articolo stabilisce che l’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti dev’essere versata in via telematica (ai sensi dell’art. 17 del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241), e quindi con l’F24 (codice tributo “2501”). Tenendo presente che l’imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.

3. Le tempistiche di conservazione dei documenti

Così come stabilito dall’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 (e confermato dall’Agenzia delle Entrate con la RM n. 46/E/2017) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere effettuata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Va da sé che il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi. Termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché, a partire dal periodo d’imposta 2017, i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.

4. La proroga fino al 10 giugno 2021 per i documenti del 2019

Il comunicato stampa del MEF 13 marzo 2021 n. 49, anticipando quanto contenuto nell’art. 5 del Decreto Sostegni, ha previsto la possibilità di procedere alla conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti del 2019 fino al 10 giugno 2021. Ha quindi concesso tre mesi in più rispetto alla scadenza originaria fissata al 10 marzo 2021 (considerato che la dichiarazione dei redditi 2020 – anno d’imposta 2019 – doveva essere presentata entro il 10 dicembre 2020).