Libro unico in modalità telematica

Il libro unico del lavoro assolve la funzione di documentare a ogni singolo lavoratore lo stato del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza la situazione occupazionale dell’impresa, la correttezza degli adempimenti previdenziali e l’assolvimento degli obblighi concernenti i sostituti d’imposta. Le modalità per l’istituzione e la tenuta del libro unico sono attualmente disciplinate dagli artt. 39 e 40 del D.L. n. 112/2008, conv. L. n. 133/2008, e dalle disposizioni applicative di cui al D.M. 9 luglio 2008.

In particolare, il citato art. 39 stabilisce al primo comma che “il datore di lavoro privato … deve istituire e tenere il libro unico del lavoro nel quale sono iscritti tutti i lavoratori subordinati”. L’obbligo riguarda i datori di lavoro privati di qualsiasi settore (compresi agricoltura, autotrasporto e spettacolo) con esclusione:

• dei datori di lavoro domestico;
• dei datori di lavoro marittimi, con riferimento al personale componente l’equipaggio della nave;
• degli enti pubblici economici, che non rientrano tra i datori di lavoro privati.

Qualora il libro unico, così come la restante documentazione di lavoro, sia tenuto presso lo studio del consulente del lavoro o di un altro professionista di cui all’art. 1, c. 1, L. n. 12/1979, occorre dare comunicazione preventiva alla competente Direzione territoriale del lavoro in ordine al soggetto incaricato e al luogo dove sono conservati i documenti.

La tenuta del libro unico avrebbe dovuto avvenire in modalità telematica già a partire dal 1° gennaio 2017 (art. 15, D.Lgs. n. 151/2015). Da quella data il Ministero del lavoro avrebbe dovuto disporre di un sistema per la tenuta, l’aggiornamento e la conservazione dei dati contenuti nel LUL. La definizione delle relative specifiche tecniche e organizzative era affidata a un decreto la cui mancata adozione ha reso necessaria una proroga al 1° gennaio 2018 (disposta dall’art. 3, c. 3-quater, D.L. n. 244/2016 conv. L. n. 19/2017). Una seconda proroga, contenuta nella Legge di bilancio 2018 (art. 1, c. 1154), rinvia ora la concreta operatività del sistema al 1° gennaio 2019.

Le regole tecniche che supporteranno la procedura telematica e i conseguenti risvolti operativi non sembrano peraltro destinati a incidere sul quadro normativo richiamato in premessa, che rimane inalterato per quanto riguarda soggetti e contenuti da registrare.

Obblighi di registrazione: soggetti

Sono iscritti nel libro unico:

• i lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative situate all’estero, compresi i lavoratori in missione nell’ambito di un contratto di somministrazione di lavoro e i lavoratori distaccati;
• i collaboratori coordinati e continuativi.

Non è invece prevista l’iscrizione:

• dei collaboratori e dei coadiuvanti delle imprese familiari;
• dei coadiuvanti delle imprese commerciali;
• dei soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria.

Non rientrano pertanto tra gli obbligati alla tenuta del libro unico:

• le società cooperative di produzione e lavoro ed ogni altro tipo di società, anche di fatto, per il lavoro manuale e non manuale (quando sovrintendono al lavoro altrui) dei rispettivi soci; le società sono invece obbligate a istituire il libro unico nel momento in cui i soci instaurano uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa;
• le imprese familiari per il lavoro, retribuito o gratuito, del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini, che nell’impresa prestino attività manuale o non manuale (salvo che non siano dipendenti o collaboratori coordinati);
• i titolari di aziende individuali artigiane che non occupano lavoratori dipendenti o collaboratori coordinati, ma operano con il solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti;
• le società (di persone e di capitali) e le ditte individuali del commercio che non occupano dipendenti o collaboratori coordinati, ma operano con il solo lavoro del titolare o dei soci lavoratori.

Per quanto attiene ai collaboratori coordinati e continuativi si precisa che vanno esclusi dalle registrazioni tutti quei soggetti che svolgano tali attività in forma professionale o imprenditoriale autonoma, quali, a titolo esemplificativo:

• agenti e rappresentati individuali che svolgono l’attività in forma di impresa;
• amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni, i cui compensi sono attratti nei redditi di natura professionale.

Obblighi di registrazione: contenuti

Per ciascun lavoratore il cui rapporto di lavoro sia riconducibile a una delle tipologie contrattuali menzionate devono essere registrati i seguenti dati.

Dati anagrafici

• Il nome e cognome;
• il codice fiscale;
• la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale;
• la retribuzione base;
• l’anzianità di servizio;
• le relative posizioni assicurative e previdenziali.

Dati retributivi
Nel libro deve essere effettuata qualsiasi annotazione riferita a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro. Devono essere comprese, quindi, nelle registrazioni obbligatorie:

• le somme a titolo di rimborso spese;
• le trattenute a qualsiasi titolo effettuate;
• le detrazioni fiscali;
• i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
• le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.

Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere individuate specificatamente.

Calendario delle presenze
Nel calendario devono essere registrati, per ogni giorno, i seguenti dati:

• il numero delle ore di lavoro effettuate;
• l’indicazione delle ore di straordinario;
• le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;
• le ferie;
• i riposi.